Qu’est-ce que la légalisation/apostille d’un document ?

Dans certains pays, il est parfois obligatoire de présenter divers documents à des entreprises, écoles ou autorités. Pour des mesures sécuritaires, ces nations veillent à l’affinité et à la validité desdits papiers tout en imposant quelques garanties. Les différents tampons et signatures sont alors authentifiés à travers la légalisation, l’apostille et parfois les deux. La légalisation d’un document est une procédure simple que vous pouvez effectuer en fonction du pays de destination et de ses exigences. Vous souhaitez en savoir plus ? Poursuivez donc la lecture !

Légalisation d’un document : qu’est-ce que c’est concrètement ?

La légalisation est une procédure à travers laquelle sont certifiés trois (3) grands aspects d’une signature. Il s’agit de l’authenticité de cette dernière, de la qualité en laquelle le signataire a visé l’acte,  et de l’identité du sceau dont l’acte signé est revêtu. En fonction du document et du pays concernés, la légalisation d’un document est l’apanage de certaines autorités précises.

Pour une authentification de document pour la Chine par exemple, l’authentification devra en premier lieu se faire par un notaire, un maire, ou par une administration publique. Ensuite, seront impliqués la Chambre de Commerce et d’Industrie, le ministre des Affaires étrangères et l’ambassade de Chine.

Quid de l’apostille ?

 

L’apostille d’un document désigne le certificat qui authentifie la source d’un acte public. Pour reproduire un document dans un pays différent de celui où il a été produit à l’origine, la légalisation de celui-ci est nécessaire. La nation d’origine et la nation ciblée impliquent alors leur chaîne d’authentification, ainsi que leurs fonctionnaires pour la légalisation d’un document.

Ce processus pouvant être long et fastidieux, un traité fut signé en 1961 à La Haye, par plusieurs pays à travers le monde, pour le simplifier et le rendre plus accessible. Encore appelé Convention Apostille, ce traité réduit les authentifications à une seule formalité : l’apostille, qui se résume à l’émission d’un certificat d’authentification.

Il est à noter que cette attestation est obligatoire pour tous les pays membres de la convention de La Haye (plus d’infos sur Sosoandco). Sans elle, la légalisation pourrait générer plus d’embarras sur certains territoires étrangers.

Légalisation et apostille : quels sont les papiers concernés ?

L’apostille ou la légalisation d’un document sont des procédures si délicates qu’elles ne concernent que des documents spécifiques, notamment juridiques et commerciaux.

Les documents d’ordre juridique

L’apostille d’un document peut se faire à condition qu’il s’agisse de papiers juridiques, comme l’extrait de casier judiciaire. De même, les actes publics d’état civil, les actes notariés, les actes sous seing privé peuvent être apostillés. Les lettres autorisant la vente ou la mise sur le marché d’un produit, et les documents à caractère administratif, sont également passibles d’apostille.

Les documents à visée commerciale

L’apostille/légalisation d’un document est par ailleurs possible s’il s’agit de certificats, d’attestations, d’appels d’offres et de factures. Les certificats à considérer dans le cadre des légalisations sont entre autres ceux sanitaires et non radioactifs. En ce qui concerne les attestations, il s’agit principalement des bons de transport et des autres documents qui y ont trait.

Des formalités possibles sur internet ?

La légalisation peut se faire dans une des administrations précédemment mentionnées, mais est également possible en ligne, et il en est de même pour l’apostille d’un document. De nombreux sites web spécialisés proposent en effet leurs services afin de rendre les procédures liées à la légalisation d’un document moins contraignantes et moins chronophages. Le remplissage de ces formalités en ligne peut impliquer une signature électronique. Pour rappel, l’apostille d’un papier n’est valable qu’entre les différents pays ayant signé une convention !